Présentation
Dynacare reconnaît l'importance de la protection de vos renseignements personnels et se préoccupe de la façon dont elle traite ces renseignements, notamment les renseignements personnels concernant votre santé. Nous nous engageons donc à ne recueillir, stocker, utiliser et divulguer de façon responsable que les renseignements nécessaires à la prestation de nos services.
Nous reconnaissons notre responsabilité à l'égard des renseignements personnels que nous recueillons et conservons. Dans cette optique, nous avons élaboré la présente Politique sur la protection des renseignements personnels. De plus, nous avons formé notre personnel professionnel, technique et de soutien ainsi que nos contractants sur cette politique et ses pratiques. Dynacare a également nommé un chef de la Protection des renseignements personnels et des agents régionaux de la Protection des renseignements personnels pour s'assurer du respect de cette politique à l'échelle du Canada.
La Politique sur la protection des renseignements personnels
1. Renseignements personnels
L'expression «Renseignement personnel» désigne tout renseignement qui permet de vous identifier ou de deviner votre identité, y compris tout renseignement sur votre santé. Les renseignements opérationnels ou commerciaux (p. ex., le titre de votre poste ou votre adresse ou numéro de téléphone d'affaires) ne sont cependant pas considérés être des renseignements personnels en vertu des lois sur la protection des renseignements personnels.
Généralement, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir nos services sans que vous nous ayez donné votre consentement à recueillir et utiliser vos renseignements personnels.
2. Objet de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels
Nous ne recueillerons que les renseignements personnels nécessaires aux fins de l'application de cette politique. Nous procédons à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de renseignements personnels aux fins suivantes :
- Procurer des services de santé de qualité à nos patients.
- Identifier et assurer la prestation continuelle de services de grande qualité.
- Communiquer les résultats d'analyses aux personnes légalement autorisées à les recevoir.
- Faciliter la communication avec vous pour, sans toutefois s'y limiter, vous transmettre de l'information en matière de soins de santé, prendre et confirmer des rendez-vous.
- Communiquer avec votre professionnel de la santé et(ou) d'autres fournisseurs de soins de santé et d'organismes, le cas échéant, pour vos soins de santé.
- Favoriser le suivi efficace d'analyses/tests, de traitements, de soins et de la facturation.
- Procéder à l'enseignement et à des démonstrations sur une base anonyme.
- Effectuer des recherches, la surveillance médicale et l'analyse statistique de données.
- Respecter toutes les autres exigences obligatoires prescrites par une autorité gouvernementale.
- Exercer nos activités administratives et de gestion, notamment la planification de l'affectation des ressources, la production de rapports ou des évaluations.
- Respecter les lois pertinentes en général.
- À toute autre fin pouvant être précisée avant ou au moment de la collecte des renseignements.
3. Modalités de la collecte des renseignements personnels
Dans la plupart des cas, nous obtenons vos renseignements personnels au moment où nous vous fournissons nos services – soit directement de vous ou de la part d'un tiers. Nous recueillons les renseignements uniquement par des moyens justes et légaux et non par une ingérence déraisonnable dans votre vie privée.
4. Consentement
Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels uniquement avec votre consentement, sauf si les lois en vigueur le requièrent ou l'autorisent. Vous pouvez nous donner votre consentement oralement ou par écrit. Votre conduite à notre égard peut aussi laisser entendre votre consentement.
Par ailleurs, vous pouvez aussi donner votre consentement limité (par écrit) de façon à prévenir la divulgation de certains ou de tous vos renseignements personnels relatifs à votre santé à d'autres praticiens indépendants qui, autrement, auraient le droit de recevoir vos renseignements personnels. En pareil cas, si les renseignements dont la divulgation n'est pas autorisée sont importants pour votre santé, la loi nous permet d'informer le dépositaire demandeur de renseignements de l'existence des renseignements en question sans toutefois les divulguer.
5. Limites visant la collecte, l'utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels
Nous limiterons la collecte des renseignements personnels aux seules fins mentionnées dans cette politique. Dans le même ordre d'idée, vos renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués à d'autres fins que celles pour lesquelles ils sont recueillis ou à toutes autres fins exigées ou permises par la loi.
Nous conserverons vos renseignements personnels le temps prescrit par les règlements et les lignes directrices en vigueur. Au terme de ces périodes de temps, nous détruirons ou supprimerons vos renseignements personnels ou nous en assurerons l'anonymat.
6. Élimination des renseignements personnels
Nous détruisons nos dossiers (nos registres électroniques et notre matériel informatique) de manière à protéger la confidentialité de vos renseignements. Parmi les méthodes employées, mentionnons l'incinération supervisée ou le déchiquetage de renseignements imprimés et(ou) l'emploi d'entrepreneurs cautionnés qui doivent respecter des obligations contractuelles en matière de protection de renseignements personnels.
7. Mise à jour de vos renseignements
Nous entendons faire de notre mieux pour assurer l'exactitude et l'intégralité de vos renseignements personnels et d'en assurer la mise à jour aux fins pertinentes. Advenant des changements concernant vos renseignements personnels, veuillez nous les signaler sans délai afin que nous puissions procéder aux modifications nécessaires.
8. Sécurité de vos renseignements personnels
Nous prenons toutes les précautions raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre les incidents suivants : perte, vol, accès non autorisé, modification, utilisation, copie, divulgation et falsification. Vos renseignements sont protégés, qu'ils aient été consignés sur papier ou électroniquement.
Nous avons mis en place des mesures de protection visant tous les renseignements personnels conservés dans nos installations et durant leur élimination et leur destruction. Ces mesures englobent :
- des mesures physiques (classeurs verrouillés, accès limité à nos bureaux et systèmes d'alarme)
- des outils technologiques (mots de passe, chiffrement, coupe-feu, logiciels de préservation de l'anonymat)
- des contrôles organisationnels (cotes de sécurité, accès réservé aux personnes qui ont besoin de savoir, formation du personnel, ententes de confidentialité)
Notre personnel est également conscient de l'importance d'assurer la sécurité et la confidentialité de tous les renseignements personnels dont nous disposons. Les employés sont régulièrement formés sur leurs obligations en matière de confidentialité et ils signent une attestation confirmant qu'ils respectent nos politiques. Nous révisons et procédons régulièrement à la mise à jour de nos mesures de sécurité.
9. La communication avec vous
Nous sommes sensibles à la confidentialité des renseignements sur votre santé et cela se reflète dans nos modes de communication avec vous et toute personne qui vous prodigue des soins. Nous protégeons vos renseignements personnels relatifs à votre santé, peu importe leur forme.
Téléphone : Vos préférences concernant les messages téléphoniques seront prises en compte. À moins d'avis contraire, nous ne mentionnerons que notre nom et notre numéro de téléphone dans tout message que nous laisserons à votre intention.
Télécopieur : Nos télécopieurs sont installés dans des endroits à accès réservé et nous utilisons des numéros programmés pour transmettre des messages par télécopieur. Toutes les transmissions comprennent une feuille d'envoi comportant un message indiquant au lecteur qu'il s'agit d'une communication confidentielle. Nous prenons des mesures raisonnables pour faire en sorte que les renseignements sur la santé ne soient reçus que sur un télécopieur sécurisé.
Courriel : L'information confidentielle que nous transmettons par courriel via des réseaux publics ou externes sera chiffrée. Nous utilisons un coupe-feu et un logiciel de recherche de virus pour limiter tout changement ou toute divulgation non autorisés de renseignements, tout accès non autorisé, ou toute perte d'information.
Internet : Les utilisateurs de sites Web doivent savoir que les demandes transmises via notre site Web ne doivent pas être considérées sécurisées ou comme une méthode de communication privée de renseignements personnels. En outre, le site Web de Dynacare peut avoir recours à des «témoins», c'est-à-dire de petits fichiers sauvegardés dans votre ordinateur qui identifient les personnes qui accèdent à notre site Web. Ces fichiers nous permettent de vous orienter sur les pages de notre site Web que vous préférez et d'effectuer des analyses statistiques de l'utilisation de notre site Web. Seules des données cumulatives sont utilisées aux fins de telles analyses. Aucuns dossiers individuels n'y figurent.
10. Accès à vos renseignements personnels
Sur demande écrite de votre part, nous vous indiquerons si vous avons des renseignements personnels à votre sujet et, le cas échéant, nous vous indiquerons aussi à quelles fins nous les avons utilisés ainsi que les organismes ou types d'organismes auxquels nous les avons divulgués.
Si vous nous faites une demande par écrit, et sous réserve des lois pertinentes et des dispositions de cette politique, nous sommes aussi en mesure de vous donner accès aux renseignements personnels à votre égard dont nous disposons. Ces demandes d'accès peuvent entraîner l'imposition de frais pour couvrir nos coûts engagés à cette fin. En outre, vous devrez prouver votre identité à l'aide de renseignements ou de documents appropriés. Nous vous indiquerons le coût approximatif d'une telle demande avant d'y donner suite.
11. Changements à vos renseignements personnels
Si nous disposons de renseignements personnels à votre sujet et si vous croyez qu'ils sont inexacts, incomplets ou non à jour, vous pouvez faire une demande de modification. Ceci vaut pour des renseignements concrets et non les opinions professionnelles pouvant avoir été formulées par nous ou d'autres professionnels de la santé. Nous examinerons les renseignements en question et répondrons à votre demande. Si nous constatons que les renseignements à votre sujet sont inexacts, incomplets ou non à jour, nous prendrons les mesures raisonnables pour les corriger. Nous transmettrons également tout renseignement modifié, le cas échéant, à tous les tiers qui ont accès aux renseignements en question.
12. Modification à cette Politique sur la protection des renseignements personnels
Nous avons comme pratique de réviser, à l'occasion, nos politiques et procédures. Ainsi, nous pouvons modifier, à l'avenir, notre Politique sur la protection des renseignements personnels.
13. Demandes d'accès
Si vous voulez consulter vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre chef de la Protection des renseignements personnels :
Chef de la Protection des renseignements personnels
Brad Neufeld
115 Midair Court
Brampton (ON) L6T 5M3
T 866.790.3515
neufeldb@dynacare.ca
Pour toute question ou toute demande de renseignements supplémentaires au sujet de notre Politique sur la protection des renseignements personnels, veuillez nous envoyer un courriel à
privacyofficer@dynacare.ca.